Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Was gilt für kleine Betriebe?

Woher kommt die Pflicht?

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden (C-55/18): Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann.

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass diese Pflicht in Deutschland schon heute gilt. Es leitet sie aus dem Arbeitsschutzgesetz ab (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Ein eigenes Gesetz war dafür nicht nötig.

Gilt das auch für meinen kleinen Betrieb?

Ja. Eine Ausnahme allein wegen der Betriebsgröße gibt es nicht. Die Pflicht gilt grundsätzlich ab dem ersten Arbeitnehmer, egal ob Vollzeit, Teilzeit, Aushilfe oder Minijob. Für einzelne Beschäftigtengruppen gelten Sonderregeln.

Die Kleinbetriebsgrenze aus dem Kündigungsschutz (bis zehn Mitarbeiter) spielt hier keine Rolle. Auch Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, die Zeiten müssen trotzdem erfasst werden.

Was muss erfasst werden?

Nach dem BAG-Beschluss: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden. Daraus ergibt sich die Dauer, also die Arbeitszeit ohne Pausen. Deshalb gehört die tatsächlich genommene Pause in der Praxis dazu.

Der Arbeitgeber darf das Erfassen an seine Mitarbeiter übertragen, etwa indem sie selbst stempeln. Verantwortlich bleibt er.

• Beginn und Ende der Arbeitszeit je Tag und Mitarbeiter, dazu die genommene Pause
• Liegt die Arbeitszeit an einem Werktag über 8 Stunden, zeichnest du den Teil über 8 Stunden zusätzlich auf und bewahrst ihn mindestens zwei Jahre auf (§ 16 Abs. 2 ArbZG)

Welche Pausen sind vorgeschrieben?

Für Mitarbeiter ab 18 Jahren gilt: bei mehr als 6 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pause darf in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden, und länger als 6 Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten (§ 4 ArbZG).

Für Jugendliche unter 18, etwa Azubis, gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz: 30 Minuten bei mehr als 4,5 Stunden, 60 Minuten bei mehr als 6 Stunden (§ 11 JArbSchG).

Wie muss erfasst werden?

Für die allgemeine Erfassungspflicht schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor. Papier-Stundenzettel, Tabellen oder eine digitale Zeiterfassung sind möglich, solange die Zeiten vollständig, verlässlich und zugänglich sind. Für einzelne Branchen, etwa die Fleischwirtschaft, gelten besondere Vorgaben.

Papier ist im Alltag aufwendig: Zettel gehen verloren, werden nachträglich ausgefüllt und lassen sich schlecht auswerten. Du brauchst dafür aber keine komplizierte Software. Mit ZEITTEL stempeln deine Mitarbeiter ihre Zeiten selbst, am Tablet oder im Browser. Du behältst den Überblick, Korrekturen werden mit Begründung festgehalten, und du kannst die Zeiten exportieren.

Minijobs und bestimmte Branchen: strengere Regeln

Für viele Minijobs gelten zusätzliche Dokumentationspflichten aus § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren.

In den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt das grundsätzlich für alle Mitarbeiter, auch in Vollzeit, zum Beispiel in Gaststätten und Hotels, auf dem Bau, in der Gebäudereinigung und im Friseur- und Kosmetikgewerbe. Ausnahmen gibt es etwa für mitarbeitende nahe Angehörige und für höhere, regelmäßig gezahlte Gehälter. Das kontrolliert der Zoll.

Was ist geplant?

Eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes wird seit Jahren vorbereitet. 2023 hat das Bundesarbeitsministerium einen Entwurf vorgelegt: elektronische Erfassung, für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten weiter auch auf Papier, dazu Übergangsfristen. Gesetz geworden ist das nicht. Im Koalitionsvertrag von 2025 ist eine Neuregelung angekündigt; am 5. Oktober 2026 hat das Ministerium bestätigt, dass in der Koalition noch Abstimmungsbedarf besteht.

Stand Oktober 2026 ist keine solche Änderung in Kraft. Es gilt also: Erfassen musst du schon heute, eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es nicht.